Klantinterview #2 – bibliotheek

Welke data verzamel je en wat doe je met deze data? Dat vroegen we een facilitair manager van een bibliotheek.

Achtergrondinformatie
Organisatie – Bibliotheek
Aantal vestigingen – 1, maar zijn onderdeel van overkoepelende organisatie
Locatie vestiging – Leusden
Aantal bezoekers geteld tot nu toe – 350.000 bezoekers
Gesproken met – Facilitair manager
Groei in bezoekersaantallen sinds start tellen – nog geen jaar bezig

Hoelang verzamelen jullie al data?
We zijn al een tijd geleden gestart met tellen door middel van infrarood sensoren, maar deze tellers hingen op de verkeerde plek, waardoor een deel van de bezoekers niet werd geteld. De sensor van StoreScan hangt hier nu vanaf juli 2019 en de sensoren bij de studieruimtes vanaf november 2019. Voor ons is het een must om te weten dat de data minimaal 98% nauwkeurig is. Hier kunnen wij iets mee. Voor onszelf, maar ook voor belanghebbende partijen om ons heen.

Waarom zijn jullie begonnen met het verzamelen van data?

Wij hebben een verantwoordelijkheid om het aantal bezoekers te delen met verschillende partijen. Ook willen wij graag kennis hebben van de bezoekersaantallen voor als er een specifiek evenement is geweest, zodat wij de bezoekersaantallen kunnen delen met de partijen die betrokken zijn geweest bij dit evenement.

Sinds vorig jaar zijn wij naar een uitgebreider systeem overgestapt, omdat wij merken dat zowel externe als interne partijen meer vragen kregen over de bezoekers en de aantallen. Meteen na het plaatsen van de eerste sensor bij de ingang ontstonden er nog meer vragen. Ik kan beter zeggen dat wij nog meer mogelijkheden zagen. Het liefst hang ik bij elke splitsing of doorgang/ruimte een sensor, maar voor ons is het werken met data relatief nieuw en we willen niet overspoeld worden met data. We willen er mee werken.

Hoe vaak wordt er naar de data gekeken?

Dit is lastig te zeggen, we maken er allemaal gebruik van zowel de mensen die hier werken als de bezoekers. Op grote displays bij de ingang laten we live zien hoeveel plekken er waar beschikbaar zijn. We hebben 3 studieruimtes met elk verschillende capaciteit. Bij binnenkomst kan iedereen zien hoeveel plekken er waar vrij zijn, zodat ze weten waar zij naartoe kunnen gaan. Ook kunnen zij inloggen op onze website en vanaf een afstand zie of er nog voldoende plekken vrij zijn.

Door het personeel wordt er verder gekeken naar de gemiddelde bezettingsgraad van de bibliotheek en de verschillende ruimtes. We gaan ons de komende tijd focussen op de bezettingsgraad van de bibliotheek en de ruimtes. We willen antwoord op de volgende vragen verkrijgen:

• Wat is het druktebeeld over het verloop van de dag en waar zitten de bezoekers in ons gebouw?
• Kan iedereen een plek vinden en zijn er populaire/niet populaire plekken? Hoe kan dit en waar ligt dit aan?
• Kunnen wij iets doen om ervoor te zorgen dat er meer bezoekers komen, bezoekers langer blijven en zich meer verspreiden in het gebouw?
• Wat triggert bezoekers om terug te keren naar de bibliotheek?
• Wat zijn de drukste en rustigste momenten door de week heen en hoe is dan de sfeer?

Door wie wordt er naar de data gekeken en waarvoor?

Niet iedereen maakt gebruik van het StoreScan dashboard, maar zij hebben wel behoefte aan bepaalde data. We zijn nog erg fan van Excel lijstjes, dus ik maak de verschillende rapportages in StoreScan en deze worden automatisch verstuurd naar alle afdelingen in PDF en Excel.  

Ook hebben we een aparte inlog voor voor de gemeente, zodat zij mee kunnen kijken met bepaalde evenementen. Op dit moment is dit een testfase waarin wij kijken hoe we samen met de gemeente bepaalde evenementen kunnen verbeteren.

Wat willen jullie in 2020 nog meer gaan doen met de data?

Net al beschreven, maar we willen kijken hoe wij onze bezoekers zo goed mogelijk kunnen helpen/bedienen. Het publiek dat hier komt heeft een brede behoefte en als bibliotheek moet je voor iedereen iets te bieden hebben. Iedereen moet dus een plek hebben waar hij of zij zich thuis voelt en kan werken, leren, spelen, ontmoeten, etc.

Wij zijn hier al een tijd mee bezig, maar willen dit nu graag ook met data bevestigen en testen. We hebben nu data en het is aan ons om hier iets mee te gaan doen. Dit constante proces zullen we op verschillende afdelingen moeten dragen, zodat we blijven innoveren en verbeteren. De mening en input van de bezoeker is in dit onderzoek ook echt van belang.

Uiteindelijk is het plan om de sensoren ook te plaatsen bij de andere vestigingen binnen onze organisatie, zodat we meerdere locaties met elkaar kunnen vergelijken en optimaliseren.

Wilt u meer weten over bezettingsgraad en realtime monitoring van bezoekersaantallen? Lees er hier dan meer over https://www.storescan.eu/bedrijven-willen-steeds-vaker-live-schakelen/